FACTURES ELECTRONIQUES

FACTURES ELECTRONIQUES

QUÈ SON LES FACTURES ELECTRONIQUES?

L’article 9 del Reglament  de facturació (RD 1619/2012 de 30 de novembre) defineix el  concepte de factura electrònica, disposant el següent:

1. S’entendrà per factura electrònica aquella factura que s’ajusti a l’establert en aquest Reglament i que hagi estat expedida i rebuda en format electrònic.
   
2. L’expedició de la factura electrònica estarà condicionada al fet que el seu destinatari hagi donat el seu consentiment.”

Ara bé no totes les factures que es facin amb l’ordinador són factures electròniques. L’AEAT ha aclarit en diverses consultes (entre elles la V3253-16  de 12/7/2016) què s’entén per factura electrònica:

• Una factura emesa i enviada en format pdf es considera factura electrònica (encara que no hagi estat firmada digitalment per l’emissor de la factura).
• Una factura que s’envia en paper i l’adquirent l’escaneja, no es considera factura electrònica.
• Una factura emesa en paper, que el transmitent l’escanegi i s’enviï i es rebi per correu electrònic, es pot considerar factura electrònica.
• Una factura emesa mitjançant un software de comptabilitat o processador de textos que hagi estat enviada i rebuda en paper no es pot considerar factura electrònica.

ÉS VÀLID L’ENVIAMENT PER CORREU ELECTRÒNIC DE FACTURES EN FORMAT PDF SENSE SIGNATURA DIGITAL?

L’Administració Tributària ha anat manifestant que el sistema d’enviament de factures en format PDF era vàlid, però havia de garantir l’autenticitat de l’origen i contingut de la factura, i que això quedava garantit si s’utilitzava algun dels mitjans establerts en l’article 8 del Reglament de Facturació:

• Mitjançant firma electrònica avançada (certificat reconegut)
• Mitjançant un intercanvi electrònic de dades (EDI) – Mitjançant altres mitjans que els interessats haguessin comunicat a l’AEAT i haguessin estat validats.

En CV0340-15 la AEAT va establir que en l’enviament de factures en format pdf, sense firma electrònica, si l’empresa podia garantir  a través dels seus propis controls de gestió o auditoria, la seguretat, l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut de les factures expedides, a falta d’altres elements de prova, el sistema de facturació així establert compliria amb els requisits establerts en el Reglament de facturació.

Els controls de gestió esmentats hauran de permetre crear una pista d’auditoria fiable que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que documenta. És a dir que els sistemes de control intern de l’empresa han de poder fer un correcte seguiment des de tota la operació (comanda, preparació, entrega dels béns, facturació i comptabilització), podent garantir que les factures documenten operacions reals i que aquestes no han estat modificades o manipulades.

En cas de no complir amb aquests requisits, l’AEAT pot imposar sancions a l’emissor de la factura que poden ser de l’1% del valor de les factures errònies, o inclús del 2% si aquestes factures superen més del 20% de la facturació total (article 201 LGT)

Per tant és recomanable revisar que els sistemes de control de gestió siguin adequats i permetin crear una pista d’auditoria fiable entre la factura i l’entrega de béns,  i recollir l’autorització expressa del client, indicant a quina direcció de correu electrònic vol rebre la factura.